Tre år har sagen snart varet. Sagen om hemmelighedskræmmeriet i Naturamas bestyrelse. Lige lovligt længe, synes Folketingets Ombudsmand, som flere gange har rykket for en afgørelse – og som undervejs også har givet Statsforvaltningen Syddanmark en alvorlig påtale for dårlig sagsbehandling.

Nu lakker sagen mod en afgørelse – en afgørelse af, om Svendborg Kommune fortsat kan stå last og brast med Naturamas bestyrelse. Men kommunen slår sig til det sidste i tøjret og laver sjove krumspring for at forhindre offentligheden i at få indsigt i referaterne fra museumsbestyrelsens møder. Og fordi en sådan indsigt kan åbne op for, at offentligheden kan få indsigt mange andre steder.

Borgmesterens officielle e-mail-adresse er i kommunens allersidste kommentar til Statsforvaltningen blevet gjort til en delvis privat e-mail-adresse. En e-mailkonto, hvor borgmesteren selv bestemmer, hvilke mails, der har med hans borgmester-hverv at gøre, og hvilke, der har med hans privatliv at gøre. På den måde kan kommunen nemlig fastholde, at de mødereferater fra Naturama-bestyrelsen, som sendes til borgmesterens e-mail-adresse, er private og intet har med kommunen at gøre. Og dermed kan kommunen fastholde, at offentligheden ikke kan få aktindsigt i disse referater.

KOMMUNAL ELLER PRIVAT?

Borgmester Curt Sørensen er medlem af Naturamas bestyrelse. Det er han, fordi de af byrådet godkendte vedtægter for den selvejende, men reelt kommunalt ejede institution, Naturama, bestemmer, at den til enhver tid siddende borgmester skal være medlem af bestyrelsen. Derfor får han naturligvis referater fra bestyrelsesmøderne – og han får dem tilsendt på hans officielle borgmester e-mail-adresse: curt.sorensen@svendborg.dk.

Men det gør dem ikke tilgængelige for offentligheden, mener kommunen, for borgmesterens officielle e-mailadresse er også hans private e-mailadresse. Og det er – ifølge kommunens logik – borgmesteren selv, der bestemmer, hvilke e-mails, der har med hans borgmester-arbejde at gøre, og hvilke, der har med hans privatliv at gøre. Til det sidste hører så referater fra Naturamas bestyrelsesmøder på linje med e-mails fra konen, hvis hun beder ham købe en liter sød med hjem.

SAGEN KORT

Naturama var et kommunalt museum til 1. januar 2008, hvor det blev til en selvejende institution – nu med egen bestyrelse, hvor deT indtil da havde været byrådets kulturudvalg, der var bestyrelse. Selvstændiggørelsen gjorde det vanskeligere for pressen – og dermed offentligheden – at følge udviklingen på Naturama, som stort set finansieres af offentlige midler, de fleste kommunale. I foråret 2009 sagde Naturamas bestyrelse nej til at udlevere mødereferater. Det samme gjorde kommunen med hensyn til det referat, som i sagens natur efter hvert møde bliver sendt til borgmesteren som medlem af bestyrelsen – dengang Venstres Lars Erik Hornemann, nu den socialdemokratiske Curt Sørensen.

En klage til Statsforvaltningen gav ikke mere indsigt. Statsforvaltningen gav Svendborg Kommune medhold. En klage til Folketingets Ombudsmand gav til gengæld ridser i lakken for Statsforvaltningen. Ombudsmanden pålagde Statsforvaltningen at genoptage sagen og give den en ordentlig behandling. Han mente ikke at kunne se, at Statsforvaltningen havde givet sagen en seriøs behandling.

NYR PROBLEMER FOR KOMMUNEN

Statsforvaltningen genoptog derefter sagen, som siden flere gange har været over Kulturministeriet. Og det seneste svar fra Kulturministeriet giver problemer for kommunens argumentation om, at borgmesteren jo sidder i Naturama-bestyrelsen som privatperson – hvorfor man ikke vil udlevere bestyrelsesreferaterne til pressen. Kulturministeriet siger nemlig, at hensigten med bestemmelsen om, at en repræsentant for byrådet sidder i bestyrelsen ”er at sikre de lokale tilskudsydere indblik i museets virksomhed. De vil sige, at formålet er at sikre for eksempel en kommune indblik i museets virksomhed”. Og med en sådan argumentation vil det være vanskeligt for Svendborg Kommune at fastholde, at referaterne fra Naturamas bestyrelse kun sendes til borgmesteren som privatperson og i øvrigt ikke tilgår kommunen som en sag – en sag, som der så vil kunne kræves aktindsigt i fra offentligheden.

Statsforvaltningen har derfor bedt kommunen om svar på nogle konkrete spørgsmål – inden Statsforvaltningen meget snart tager ny stilling til, om Naturama-referaterne fortsat kan holdes hemmelige. Et af spørgsmålene handler som nævnt indledningsvis om borgmesteren e-mails. ”Er referaterne sendt til borgmesterens embeds-e-mailadresse eller private e-mailadresse?” Sådan spørger Statsforvaltningen. Og her kommer så kommunens svar:

”Kommunen kan bekræfte, at bestyrelsesreferaterne blev sendt til borgmesterens embeds-e-mailadresse. Set fra kommunens side er det ikke afgørende, at bestyrelsesreferaterne er tilgået borgmesterens embeds-e-mailadresse, da bestyrelsesreferaterne ikke er indgået som led i administrativ sagsbehandling i kommunen, men alene er fremsendt til borgmesteren i hans egenskab som medlem af bestyrelsen af Naturama. Kommunen anser det for naturligt, at mange vælger ikke at have flere e-mailadresser, men modtager e-post på en e-mailadresse. Det afgørende er, at bestyrelsesreferaterne holdes adskilt fra kommunens dokumenter som privat korrespondance”.

KOMMUNAL ELLER PRIVAT SEKRETÆR?

Statsforvaltningen spørger: ”Hvis det (tilsendelse af referater – red.) er sket til borgmesterens embeds-e-mailadresse, bedes det oplyst, om der er andre, der har adgang til borgmesterens e-mails, og i bekræftende fald om der er tale om en generel adgang, eller om adgangen hertil er begrænset, og i givet fald på hvilken måde?”.

Kommunen svarer: ”Kommunen kan oplyse, at borgmesterens sekretær har adgang til borgmesterens e-mails og kalender for at kunne koordinere borgmesterens kalender med henblik på at arrangere og aflyse møder med borgmesteren. Sekretæren har ikke foretaget administrativ sagsbehandling som følge af borgmesterens modtagelse af bestyrelsesreferater fra Naturama, og har således heller ikke journaliseret bestyrelsesreferaterne. Som nævnt i kommunens brev af 2. juli 2009 indgik bestyrelsesreferaterne heller ikke i kommunens tilsyn og kontrol med Naturama, som blev fortaget af kommunens direktørområde kultur, plan og erhverv. … Kommunen skønner ikke, at bestyrelsesreferater bør indgå i kommunens sagsbehandling for at kunne udøve kontrol med kommunens tilskud. Kommunens kontrol foretages på baggrund af dialog med Naturama, samt modtagelse af budget, regnskab og årsberetning”.

Og endelig spørger Statsforvaltningen, hvorledes referaterne opbevares efter de er modtaget på borgmesterens e-mailadresse.

Kommunen svarer: ”Da bestyrelsesreferaterne ikke er indgået til kommunen og heller ikke indgår som led i kommunens administrative sagsbehandling bliver bestyrelsesreferaterne heller ikke opbevaret af kommunen”.

Statsforvaltningen har bedt denne avis’ redaktør – som er den, der har kørt sagen i næsten tre år – komme med en afsluttende kommentar til kommunens seneste svar – inden Statsforvaltningen træffer en afgørelse. Følgende tre korte kommentarer er sendt til Statsforvaltningen:

”1. Det kan ikke være borgmesteren selv, der afgør hvilke e-mails på hans embeds-e-mailadresse, der er private, hvilke der er ikke-private. Lige bortset fra e-mails, hvor konen beder ham købe en liter mælk med hjem.

2. Alene det forhold, at den kommunalt ansatte sekretær (ikke en privatsekretær) naturligvis har adgang til borgmesterens e-mails på hans embeds-e-mailadresse ’med henblik på at arrangere og aflyse møder’ siger jo, at indholdet på e-mai-adresse ikke er privat.

3. Det er muligt, at bestyrelsesreferaterne ikke LÆNGERE bliver ’opbevaret af kommunen’. Men de er – i hvert fald tidligere – blevet det. Og de blev det stadig, efter at jeg i sin tid i starten af 2009 indledte denne sag om aktindsigt. Det vil sige, at bestyrelsesreferaterne fra Naturama er blevet ’opbevaret af kommunen’ -fra Naturama blev en selvejende institution 1. januar 2008 til i hvert fald engang i 2009. I den periode kunne de skaffes via kommunens intranet (hvilket venlige mennesker hjalp mig med – jeg er i besiddelse af dem). Det kan de ikke længere. Præcis hvornår kommunen satte en stopper for det – og om de i dag opbevares på anden måde i kommunen – ved jeg ikke. Men sagsforløbet antyder, at kommuner fik dem væk fra intranettet på grund af denne sag om aktindsigt”

PRINCIPIEL SAG OM AKTINDSIGT

Efter snart tre år er afgørelsen nu på vej i en sag, som rækker langt videre end til Naturamas bestyrelsesreferater. Den er principiel, som kommunen er helt klar over. Og frygter. For hvis Naturama tvinges til at offentliggøre sine bestyrelsesreferater, så vil mange andre kunne tvinges til det samme. Så vil det være slut med at arbejde i mørket – skjult for den offentlighed, som betaler gildet.

Kommunen anfører i sit seneste svar til Statsforvaltningen bl.a.: ”Kommunen er ikke enig i, at en kommunal udpegning af et bestyrelsesmedlem medfører, at bestyrelsesreferaterne skal tilgå kommunen”. Og nævner så, at man netop mener, sagen er ”af principiel betydning, idet kommunalbestyrelserne i stort omfang udpeger personer til deltagelse i bestyrelser, herunder bestyrelsesposter i selskaber, foreninger, fonde, selvejende institutioner mv. Hvis de kommunalt udpeget bestyrelsesmedlemmers modtagelse af bestyrelsesreferater er omfattet af reglerne om aktindsigt, vil det få vidtrækkende konsekvenser…”.